イベント直前の「あっ！忘れてた」を防ぐ秘訣

　「完成見学会」や「相談会」など、自社開催のイベントやキャンペーンの告知を、直前になって思い出した経験はありませんか？

　たとえば、イベントの3日前になって「あっ！忘れてた」と気づき、慌てて手づくり広告を作成し、深夜に近隣にポスティングに行く。そんなことが何度も続くと、精神的にも体力的にも担当者の大きな負担になります。

　そこで大切なのは、スケジュールを立てることです。イベントの開催が決まった段階で、もしくは開催の可能性が見えてきた時点で、まずは広告会社に連絡を取りましょう。その際に、お互いのスケジュールを事前に調整し、必要な広告物の制作や配布のタイミングを明確にしておくと、当日の準備がスムーズに進みます。

　さらに、スケジュールを可視化することで、何をいつまでにやるべきかが一目でわかるようになります。たとえば、告知用ポスターやチラシのデザイン、印刷、配布のタイミングなど、各工程を詳細に書き出し、担当者同士で共有しておくと、漏れや抜けが発生するリスクも減らすことができるでしょう。

　イベントやキャンペーンは、一度きりのものではなく、定期的に行うことが多いと思います。そんなとき、過去の経験からどれくらい前から準備を始めるべきか、どのタイミングで何を発注すべきか見えてくるはずです。このようにスケジュールをルール化しておけば、たとえ担当者が交代しても、円滑に準備を進めることができます。そして、広告担当者の皆さんにとって重要なのは、「広告の準備がギリギリで困っている」と感じたときに、自分だけで責任を抱え込まないことです。広告物の制作や配布のスケジュールに余裕があれば、より質の高い告知活動ができますし、急な対応に追われることもなくなります。

　そのためにも、まずは広告会社に早めに相談してみましょう。たった1本の電話で、イベントの成功に向けた大きな一歩を踏み出すことができます。繰り返しになりますが、早めの連絡と計画的なスケジュール管理が、余裕をもってイベントを成功させるためのカギなのです。

＜プロフィール＞
山本啓一
（やまもと・けいいち）
1973年生まれ。大学に5年在学し中退。フリーターを1年経験後、福岡で2年ほど芸人生活を送る。漫才・コントを学び舞台や数回テレビに出るがまったく売れずに引退。27歳で初就職し、過酷な飛び込み営業を経験。努力の末、入社3年後には社内トップとなる売上高1億円を達成。2004年、31歳でエンドライン（株）を創業。わずか2年半で年商1億2,000万円の会社に成長させる。「エッジの効いたアナログ販促」と「成果が見えるメディアサービス」でリアル店舗をモリアゲる「モリアゲアドバイザー」として、福岡を中心として全国にサービス展開中。